Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa Kyyjärven kunnalle tehtävien tietopyyntöjen tekemisessä.

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin Kyyjärven kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. 

Asiakirjapyyntöihin vastaavat eri osastot. Erityisestä päätöksenteosta vastaavat lautakunnat tai osastojen esimiehet.

Tietopyynnön toimittaminen

Kyyjärven kunnalle osoitetut tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Kirjaamon yhteystiedot

Sähköposti: kirjaamo(@)kyyjarvi.fi
Puhelin: 044 459 7008 /toimistosihteeri, 044 459 7006 talous- ja hallintosihteeri
Osoite:  Kivirannantie 4, 43700 KYYJÄRVI

Asiarekisteri

Kyyjärven kunta ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista ja niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, hankkeen tai työryhmän nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulo- tai asiakirjan laatimispäivällä. Tarkempaa tietoa asiarekisteristä saa kirjaamosta.

Tietoaineistot

Kyyjärven kunnan on hallussaan tietoaineistoja ja asiakirjoja liittyen seuraaviin vastuualueisiin:

Hallinto-osasto: 

• Yleishallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja, hallinnon järjestämiseen ja kehittämiseen liittyviä aineistoja 
• Henkilöstöhallinnossa keskeisiä aineistoja ovat työntekijöitä ja palvelussuhdetta koskevat tiedot ja henkilöstöä koskevat tilastot sekä luottamushenkilöiden palkkioasiat.
• Tietohallintopalvelujen keskeisiä aineistoja ovat julkisen hallinnon tietopolitiikkaa, tietoturvaa, digitalisointia ja sähköisiä palveluita koskevat aineistot.
• Taloushallinnossa käsitellään kunnan talouteen, verotukseen ja investointeihin liittyviä asiakirjoja.

Sivistys-osasto:

• Sivistysosaston tietovarantojen käyttötarkoituksena on sivistyshallinnon, varhaiskasvatuksen, perusopetuksen, kirjasto- ja kulttuuritoimen sekä nuoriso- ja liikuntatoimen (vapaa-aikatoimi) palveluiden järjestäminen.

• Sivistyshallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja ja osaston toimintaan, talouteen ja hallintoon liittyviä aineistoja. Keskeisiä aineistoja ovat kokouspöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset.

• Varhaiskasvatuksen tietovarantojen käyttötarkoituksena on varhaiskasvatuspalveluiden lapsi- ja perhetietojen hallinta. Keskeisiä aineistoja ovat palvelun hakuun liittyvät asiakirjat ja palvelupäätökset, vuorohoidon linjaukset, varhaiskasvatussuunnitelma ja siihen perustuvat lapsikohtaiset suunnitelmat ja toiminnan tilastointi. 

• Perusopetuksessa tietovarantojen käyttötarkoituksena on oppilas- ja opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja tilastointi. Keskeisiä aineistoja ovat todistukset, opiskeluun liittyvät päätökset, valinnat, oppilashuollon asiakirjat, tilastot ja raportit.  

• Kirjasto- ja kulttuuritoimen keskeisiä aineistoja ovat kirjastojärjestelmän asiakas- ja lainaustiedot, hankinta- ja kokoelmatiedot, tilastot ja tapahtumatiedot.

• Vapaa-aikatoimessa keskeisiä aineistoja ovat asiakas- ja tapahtumatiedot, yhteistyötiedot ja tilastot.

Tekninen osasto:

• Maankäyttöpalvelut käyttävät aineistoja yleiskaava, osayleiskaava ja asemakaava, kartta- ja johtotietoihin, sekä maaomaisuuden hallintaan. Lisäksi aineistoja käytetään kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen.

• Tilapalveluissa käsitellään kunnan omien toimitilojen kiinteistönhoitoon, kunnossapitoon, rakentamiseen, vuokraamiseen sekä tilahallintaan liittyvien tehtävien hoitamiseen tarvittavia aineistoja.

• Ruoka- ja siivouspalvelut käyttävät aineistoja kunnan järjestämien ateria- ja puhtauspalvelujen tuottamiseen.

• Kuntatekniikassa käsitellään katujen ja yleisten alueiden, viemäriverkoston, pienvenesatamien sekä liikuntapaikkojen rakentamiseen, kunnossa- ja ylläpitoon liittyvien tehtävien hoitamiseen tarvittavia aineistoja.

• Ympäristötoimen keskeisiä aineistoja ovat rakennusten pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, lupahakemukset ja -päätökset ja katselmuspöytäkirjat. Aineistoja käytetään myös ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat myös meluntorjuntaan, ilman- ja vesiensuojeluun liittyvät toimenpiteet.

Kaikki pöytäkirjat ja asialistat löytyvät hallinto –valikosta Pöytäkirjat -sivulta.

Kuulutukset näytetään Kyyjärven kunnan etusivulla välilehdellä Kuulutukset.

Henkilötietojen käsittelystä on tietoa Kyyjärven kunnan Tietosuoja-verkkosivulla